Deposito bilanci d’esercizio: Cosa sapere su scadenze e adempimenti per le imprese

La gestione degli adempimenti fiscali e societari è una costante per le imprese. Tra questi, il deposito del bilancio d'esercizio è uno degli obblighi più importanti per le società di capitali.

Non si tratta di mera formalità, ma di un atto che riflette la salute finanziaria di un'azienda e ne garantisce la trasparenza verso l'esterno.

Capire bene le scadenze del bilancio, le modalità e i diversi adempimenti richiesti è essenziale per evitare problemi e mantenere una posizione solida sul mercato.

Cos’è un deposito bilanci?

Il deposito del bilancio d'esercizio è un passaggio obbligatorio per tutte le società di capitali. Consiste nella presentazione del bilancio e dei suoi allegati all'ente preposto alla raccolta delle informazioni societarie sul territorio.

La pratica serve a rendere pubbliche e trasparenti le informazioni finanziarie e patrimoniali di un'azienda, in modo tale che siano accessibili a chiunque ne abbia bisogno, come fornitori, clienti, banche e potenziali investitori.

Il bilancio, composto da stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario e nota integrativa, deve essere preparato seguendo i principi contabili e le norme in vigore. Il processo inizia con la chiusura dell'esercizio sociale e si conclude con l'approvazione bilancio da parte dell'assemblea dei soci, a cui segue il suo effettivo deposito bilanci.

Si tratta di un adempimento fondamentale per rispettare la legge e il fisco, ma anche e soprattutto per costruire la reputazione e l'affidabilità dell'impresa nel contesto economico.

Calcolare il termine di presentazione del bilancio

Calcolare le scadenze del bilancio per la presentazione è un aspetto che richiede molta attenzione. Secondo il Codice Civile (articolo 2435), il bilancio deve essere depositato presso l'ente competente entro 30 giorni dalla data della sua approvazione.

La data di approvazione, a sua volta, dipende dalla convocazione dell'assemblea ordinaria dei soci. Questa assemblea per l'approvazione del bilancio deve essere convocata ogni anno entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale. Ci sono però situazioni particolari, come per le società che devono redigere il bilancio consolidato o per specifiche esigenze strutturali, in cui lo statuto può prevedere un termine più lungo ed estendere la scadenza fino a 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio.

È importante sapere che se il termine del deposito bilancio di 30 giorni cade di sabato o in un giorno festivo, la scadenza viene automaticamente prorogata al primo giorno lavorativo successivo. La regola vale anche per i termini di versamento dell'IRES e dell'IRAP, che sono solitamente legati alla data di approvazione del bilancio.

Se il bilancio viene approvato oltre i quattro mesi dalla chiusura dell'esercizio, il versamento delle imposte deve avvenire entro l'ultimo giorno del mese successivo all'approvazione. Nel caso in cui il bilancio non venga approvato nei termini stabiliti, il versamento deve comunque essere effettuato entro l'ultimo giorno del mese successivo alla scadenza del termine di approvazione, con la possibilità di una maggiorazione dello 0,40% per versamenti effettuati nei 30 giorni successivi.

Regole e gli adempimenti specifici

Le regole per il deposito bilanci sono precise e dettagliate, pensate per garantire che le informazioni siano chiare e uniformi. Per un bilancio ordinario, devi presentare una serie di documenti specifici, tutti parte degli adempimenti richiesti.

Documenti da presentare

La documentazione necessaria varia leggermente a seconda della tipologia di bilancio, ma include sempre gli elementi fondamentali.

• Una copia del bilancio, composta da Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa. Il Rendiconto Finanziario è obbligatorio solo per il bilancio ordinario, mentre le micro-imprese possono essere esonerate dalla Nota Integrativa a determinate condizioni (se le informazioni necessarie sono riportate in calce allo Stato Patrimoniale). Ricorda che il bilancio deve essere sempre comparato con quello dell'anno precedente, tranne nel caso del primo esercizio sociale.
• La Relazione sulla Gestione, un allegato obbligatorio per il bilancio ordinario. Non è richiesta per le società che redigono il bilancio in forma abbreviata o per le micro-imprese.
• Il Verbale dell'assemblea (o del Consiglio di Sorveglianza) che ha approvato il bilancio, o, in caso di decisione presa per consultazione scritta, il Verbale della deliberazione di approvazione redatto dagli amministratori.
• La Relazione del Collegio Sindacale (se esistente) o la Relazione unitaria di controllo societario del Collegio Sindacale incaricato della revisione legale dei conti.
• La Relazione del soggetto incaricato della revisione legale dei conti, se diverso dal Collegio Sindacale.

È importante che il bilancio d'esercizio sia redatto in unità di euro, senza cifre decimali, ad eccezione della Nota Integrativa che può essere in migliaia di euro. In quest'ultimo caso, la Nota Integrativa deve essere presentata separatamente. Tutti i documenti devono essere allegati in formato PDF, ad eccezione del bilancio stesso che va presentato in formato XBRL, uno standard internazionale che facilita l'elaborazione e l'analisi dei dati finanziari.

Modalità di deposito e costi

Il deposito del bilancio d’esercizio avviene esclusivamente in modalità telematica. Sia la domanda di deposito che il bilancio in formato XBRL devono essere firmati digitalmente.

I costi comprendono 90,00 euro di diritti di segreteria e 65,00 euro di imposta di bollo. È bene sapere che start-up innovative, incubatori certificati, PMI innovative e cooperative sociali possono beneficiare di esenzioni totali o parziali da questi importi, a seconda del mantenimento di specifici requisiti e per un periodo limitato.

Il deposito può essere effettuato dall'amministratore, da un professionista iscritto all'Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, o da un notaio. Chiunque effettui il deposito deve firmare digitalmente la domanda e il bilancio XBRL e fornire le necessarie dichiarazioni di conformità.

Depositi particolari: il bilancio consolidato e altro

Oltre al bilancio d'esercizio ordinario, esistono specifici adempimenti per il bilancio consolidato e altre situazioni patrimoniali. Le società tenute a redigere il bilancio consolidato (come SPA, SAPA e SRL che controllano altre società, o enti pubblici economici e cooperative che controllano società di capitali) devono depositarlo contestualmente al bilancio d'esercizio, o comunque entro trenta giorni dalla data del verbale di approvazione di quest'ultimo. In casi del genere, il deposito del bilancio d'esercizio e del bilancio consolidato è considerato un unico adempimento ai fini dell'imposta di bollo e dei diritti di segreteria, anche se richiedono pratiche separate per esigenze funzionali.

Vi sono anche casi specifici di deposito del bilancio consolidato della società controllante da parte di una società controllata (sub-holding) che si avvale di esoneri, o il deposito del bilancio consolidato per le società di persone interamente possedute da società di capitali. In situazioni simili, i documenti e le esenzioni sui costi possono variare. Ad esempio, il bilancio consolidato delle società di persone non è soggetto al formato XBRL e va prodotto in PDF.

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