Procurement: Definizione e vantaggi

Il Procurement, o gestione degli approvvigionamenti, è un pilastro strategico in ogni azienda, dalle PMI alle grandi corporate. Non si limita alla semplice azione di acquisto, ma abbraccia l'intero ciclo di attività necessarie per acquisire beni, servizi o lavori esterni in modo efficiente, conveniente e soprattutto, sicuro.

In un contesto aziendale sempre più dinamico e orientato alla massimizzazione del valore, comprendere a fondo cosa sia il Procurement e come possa essere ottimizzato diventa un fattore di successo per la competitività e la sostenibilità a lungo termine.

Definizione di Procurement

La traduzione letterale di Procurement è "approvvigionamento". Tuttavia, nel linguaggio aziendale moderno, il termine ha un significato molto più ampio e complesso rispetto al reparto "Acquisti" tradizionale.

Il Procurement è un processo strutturato e strategico che indirizza tutte le azioni connesse all'acquisizione di beni e servizi. Mentre l'attività di "acquisto" si concentra sulla singola transazione (emissione dell'ordine e pagamento), il Procurement ha una visione olistica e a lungo termine. Si preoccupa del valore totale che ogni spesa genera per l'azienda, inclusi i costi correlati, la gestione del rischio e la capacità di supportare gli obiettivi strategici del business.

Un processo di Procurement efficace mira a:

• Identificare le reali necessità di beni e servizi.
• Scegliere i fornitori più adatti, considerando il prezzo, la qualità, l'affidabilità e il  rischio d'impresa.
• Negoziare le migliori condizioni contrattuali.
• Gestire le relazioni con i fornitori (Supplier Relationship Management).
• Monitorare la conformità degli acquisti alle politiche aziendali e normative vigenti.

Il ruolo delle informazioni aziendali nella strategia di acquisto

Per un Procurement efficace, l'accesso a dati e informazioni aggiornate è insostituibile. L'analista del Procurement deve valutare in modo approfondito il potenziale fornitore prima di siglare qualsiasi accordo. L'utilizzo di strumenti di business intelligence è determinante in questa fase di due diligence. Tra le informazioni essenziali da analizzare figurano:

• Il bilancio di un'azienda fornitrice (situazione finanziaria, margini di profitto e solidità).
• Il rating di un'azienda (indice di affidabilità e solvibilità).
• La visura camerale (dati legali, asset e governance).
• Eventuali protesti e pregiudizievoli (segnali di allarme sulla stabilità finanziaria o sul rischio di credito).

Tipologie e fasi del Procurement

Il processo di Procurement si articola in diverse fasi chiave, tradizionalmente suddivise in due grandi macro-aree interdipendenti: Strategico e Operativo.

Il Procurement strategico

Il procurement strategico è una fase si concentra sulla pianificazione a lungo termine e sulla selezione dei fornitori.

1. Analisi dei fabbisogni e della spesa: Consiste nell'identificare cosa si acquista, da chi e a quali condizioni. L’analisi determina le categorie merceologiche e le strategie di approvvigionamento.
2. Sourcing strategico e ricerca fornitori: È la ricerca attiva di potenziali partner. L'uso di piattaforme per l'accesso a liste aziende profilate e la verifica di dati come il bilancio di un'azienda o il rating sono essenziali per stilare una long list di candidati affidabili.
3. Valutazione, qualificazione e selezione: La due diligence sui supplier è un momento decisivo. Si studiano la loro solidità (assenza di protesti e pregiudizievoli), la capacità produttiva e la qualità certificata, spesso partendo dalla visura camerale per verificarne la sussistenza legale e la struttura.
4. Negoziazione e contratto: Definire termini, condizioni, livelli di servizio e prezzi. La formalizzazione del contratto definisce l'impegno reciproco e le condizioni d'uso.

Il Procurement operativo

Questa fase gestisce le transazioni quotidiane, dall'ordine al pagamento.

1. Gestione ordini: Emissione e invio dell'ordine di acquisto al fornitore selezionato, in linea con i contratti precedentemente stipulati.
2. Ricevimento e controllo: Verifica della merce o del servizio ricevuto in termini di quantità e qualità.
3. Gestione fatture e pagamento: Elaborazione della fattura del fornitore e allineamento con l'ordine d'acquisto e il documento di ricezione. L'automazione di questo passaggio riduce il rischio di errore e velocizza i pagamenti.
4. Monitoraggio della performance: La valutazione continua del fornitore, spesso basata su Key Performance Indicators (KPI) e sul mantenimento di un buon rating aziendale nel tempo, è fondamentale.

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