Cos'è la gestione del rischio di terze parti (TPRM)

Oggi, l'efficienza aziendale richiede l'interazione con un ecosistema vasto di partner, fornitori, outsourcer e subappaltatori. Tali collaborazioni, anche se sembrano essere strategiche per la crescita, comportano l'esposizione a minacce che oltrepassano i confini operativi dell'organizzazione.

La gestione del rischio di terze parti (TPRM) è la disciplina che si concentra sull'identificazione, la valutazione e la mitigazione di tutte le vulnerabilità derivanti dall'interazione con soggetti esterni.

Ciò non è una semplice misura reattiva, ma una strategia proattiva. Comprendere a fondo il rischio associato a ogni partner diventa un requisito essenziale per mantenere la stabilità operativa, proteggere i dati sensibili e salvaguardare la reputazione aziendale. Attraverso l'accesso tempestivo a informazioni verificate, come il bilancio di un'azienda o la verifica di protesti e pregiudizievoli, la TPRM concede la possibilità di prendere decisioni più sicure e informate in ogni momento.

Rischio terze parti: Cos’è?

Il rischio terze parti include qualsiasi potenziale minaccia alla sicurezza, alle finanze o alla reputazione di un'azienda, causata da un fornitore o un partner esterno che ha accesso ai sistemi, ai dati o alle operazioni interne. Non è un concetto unico, ma una somma di diverse tipologie di minacce che devono essere gestite in modo sinergico.

Le diverse facce del rischio esterno

Una prima forma di minaccia riguarda il rischio finanziario e di credito, che deriva dall'instabilità economica del partner. Un fornitore con un rating di un'azienda basso o un bilancio di un'azienda debole indica il pericolo di interruzione della fornitura, di un default improvviso o dell'incapacità di onorare gli obblighi contrattuali. L'analisi della solidità finanziaria, ad esempio, è un primo e importante scudo difensivo.

In secondo luogo, esiste il rischio operativo, relativo alla capacità del partner di erogare i beni o servizi concordati con la qualità e i tempi previsti. Ciò coinvolge la mancanza di adeguate policy operative, l'insufficienza di personale qualificato o problemi logistici che possono ricadere sull'azienda cliente.

Di particolare attenzione è il rischio di sicurezza e cyber, uno dei più complessi da gestire. Tale rischio nasce dall'accesso che i fornitori hanno ai sistemi IT. Una violazione di dati subita da un partner debole in materia di sicurezza può espandersi a cascata sull'azienda principale e compromettere dati sensibili dei clienti o proprietà intellettuale.

Si aggiunge il rischio di conformità e legale, che ha a che fare con il mancato rispetto delle leggi, dei regolamenti e degli standard etici. Ciò include la compliance con normative sulla privacy come il GDPR o le normative locali sul lavoro. La verifica della visura camerale e l'assenza di sanzioni legali costituiscono un controllo iniziale vitale.

Infine, c'è il rischio reputazionale. Questo si materializza quando le azioni del partner (ad esempio, policy di lavoro non etiche o pratiche ambientali non sostenibili) danneggiano in modo significativo la percezione pubblica dell'azienda principale.

La gestione del rischio di terze parti è, dunque, il programma aziendale strutturato che affronta sistematicamente tutti questi fattori e li trasforma in elementi di valutazione oggettiva prima, durante e dopo la stipula di un contratto.

Quali sono le fasi per una buona gestione del rischio terze parti?

Un programma efficace di TPRM non è un evento isolato, ma segue un ciclo di vita continuo. Esso si sviluppa in quattro fasi principali che assicurano una copertura completa del ciclo di vita del partner, dal primo contatto fino alla fine del rapporto commerciale.

Pianificazione e onboarding del Partner

Inizialmente, si definiscono gli standard aziendali. La prima azione consiste nello stabilire criteri chiari di tolleranza al rischio. Quali tipi di partner richiedono una due diligence più approfondita? Ciò dipende dalla criticità del servizio che offrono. Ad esempio, un fornitore che accede al cloud aziendale necessita di un controllo maggiore rispetto a un fornitore di servizi meno sensibili. Successivamente si passa alla valutazione iniziale o Due Diligence. Prima di ogni accordo, si raccolgono informazioni esaustive. Il risk analyst consulta banche dati specializzate per ottenere il bilancio di un'azienda, verificarne il rating di un'azienda e l'eventuale presenza di protesti e pregiudizievoli. Si richiede la visura camerale per confermare la governance e la legittimità. E’ una fase essenziale per stabilire il profilo di rischio di base del partner.

Monitoraggio e valutazione continua

Molte aziende commettono l'errore di interrompere la valutazione dopo la firma del contratto, ma il rischio non dorme, in quanto il profilo di rischio di un partner può cambiare rapidamente. Un calo improvviso del rating di un'azienda, l'emergere di protesti recenti o variazioni nella visura camerale rappresentano segnali di allarme che non vanno ignorati.

Per questa ragione, i sistemi di TPRM moderni includono il monitoraggio automatico e continuo dei vendor più critici. Tale soluzione consente all'azienda di ricevere notifiche immediate in caso di modifiche sostanziali nel loro status finanziario o legale, consentendo una risposta tempestiva. Il controllo deve coprire sia la stabilità finanziaria (dati da bilancio di un'azienda) sia la conformità operativa e cyber.

Mitigazione del rischio

Una volta identificato un rischio, che sia il partner che non ha aggiornato le patch di sicurezza o il suo rating finanziario che è peggiorato, si delineano le azioni correttive e si passa all'intervento correttivo.

Questo può tradursi in azioni contrattuali, come la revisione dei termini contrattuali, includendo clausole che impongono un miglioramento della sicurezza o l'obbligo di trasparenza finanziaria. Oppure, può richiedere azioni operative, ossia richiedere al partner di attuare modifiche specifiche, come l'adozione di un piano di ripristino (Disaster Recovery Plan) o l'accesso a audit di terze parti.

Gestione dell'uscita

Quando una partnership termina, il rischio persiste durante la fase di fine del rapporto. È importante assicurarsi che il partner non mantenga accesso ai dati sensibili o ai sistemi aziendali. Ciò coinvolge la revoca di tutte le credenziali e la conferma della distruzione o restituzione di tutti i dati riservati. La TPRM richiede policy chiare per una cessazione del rapporto sicura e conforme, ed evitare così potenziali falle nella sicurezza dei dati aziendali.

Perché è importante per le aziende?

La gestione del rischio di terze parti non è semplicemente un costo operativo, ma costituisce un investimento necessario per la resilienza e la credibilità aziendale a lungo termine.

Ignorare il rischio esterno può condurre a perdite finanziarie significative, sanzioni legali e danni reputazionali talvolta irreparabili. L'importanza della TPRM risiede nella sua capacità di agire su più fronti: in primo luogo, fornisce protezione finanziaria e legale attraverso insight approfonditi sulla solidità dei fornitori. Avere accesso al bilancio di un'azienda e poter verificare l'assenza di protesti e pregiudizievoli è un atto di dovuta diligenza che protegge dai rischi di insolvenza e assicura la compliance normativa..

In secondo luogo, garantisce il mantenimento della continuità operativa. Valutando i piani di business continuity dei partner, si possono identificare in anticipo potenziali colli di bottiglia e predisporre fornitori alternativi qualificati, assicurando che i servizi essenziali continuino senza interruzioni.

Infine, concede un vantaggio competitivo basato sui dati. Le aziende che la utilizzano sfruttano i dati per selezionare i partner migliori e vanno oltre il semplice costo. L'accesso rapido e affidabile a informazioni come il rating di un'azienda e la visura camerale aiuta a scegliere partner stabili, etici e tecnologicamente avanzati.

Per supportarti in questo percorso, realtà come iCRIBIS possono fornire informazioni preziose sulle certificazioni già ottenute dai tuoi potenziali partner o fornitori, il che ti aiuterà a valutare l'affidabilità e la solidità delle aziende con cui interagisci.

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La gestione del rischio di terze parti è una disciplina in evoluzione costante, in quanto il panorama delle minacce cambia continuamente. Mantenersi aggiornati sulle metodologie, sugli strumenti di due diligence e sui requisiti normativi è essenziale per la sicurezza e la crescita aziendale.

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